Im Zuge der Anti-Coronavirus-Maßnahmen hat die Zahl der Beschäftigten im Homeoffice in den letzten Wochen stark zugenommen. Doch für viele ist das Arbeiten im Homeoffice eine neue Erfahrung. Neben den arbeitstechnischen und logistischen Herausforderungen, die der Wechsel vom Büro ins Homeoffice mit sich bringt, gibt es auch soziale und psychologische Herausforderungen zu bewältigen.
Laut einer aktuellen Umfrage von Citrix unter deutschen Büroarbeitern sehen die Befragten die größte Herausforderungen darin, eine produktive Arbeitssituation zu schaffen und technische Unterstützung zu erhalten. Zumindest in punkto produktive Arbeitssituation haben viele Büroarbeiter einiges getan: 57 Prozent der Befragten gaben an, eigens einen Platz zum Arbeiten oder ein Arbeitszimmer eingerichtet zu haben. Drei Viertel gaben an, dass sie sich zuhause produktiver als im Büro fühlen.
Inwieweit das Gefühl produktiver zu sein, der tatsächlichen Arbeitsproduktivität entspricht, bleibt noch zu untersuchen. Aus meiner Sicht kann es helfen, die folgenden fünf Tipps zu beherzigen, um im Homeoffice mindestens genau so effektiv wie im Büro zu arbeiten.
1. Einen ergonomisch gestalteten separaten Arbeitsbereich schaffen
Auch der Arbeitsplatz im Homeoffice sollte den arbeitsschutzrechtlichen Anforderungen an einen Büroarbeitsplatz entsprechen. Doch von arbeitsrechtlichen Aspekten ganz abgesehen, sollte es in Ihrem eigenen Interesse sein, einen ergonomisch gut eingerichteten Arbeitsplatz zu Hause zu haben. Ideal wäre ein eigenes Arbeitszimmer. Wo das nicht möglich ist, kann auch eine Arbeitsecke mit Tisch und Bürostuhl in einer Ecke des Wohnzimmers ausreichen. Problematisch ist je nach Wohn- und Familiensituation, die nötige Ruhe zum Arbeiten zu haben. Wenn die Citrix-Umfrage repräsentativ ist, scheinen 43 Prozent der im Homeoffice Tätigen noch keine effektive Lösung für den Heimarbeitsplatz gefunden zu haben. Auf Dauer ist jedoch der Laptop auf dem Küchen- oder Wohnzimmertisch, an dem auch Nicht-Arbeitsaktivitäten stattfinden, keine Lösung, die es ermöglicht produktiv zu arbeiten.
Wenn Sie Vorgesetzter sind, sollten Sie darauf achten, dass Ihre Mitarbeiter sich einen eigenen Arbeitsbereich schaffen, der ergonomisch sinnvoll gestaltet ist und es ihnen erlaubt, an einem Augen- und Rücken-freundlichen Platz produktiv zu arbeiten.
2. Selbstgesteuerte Arbeitsroutinen entwickeln
Das Homeoffice bietet, in Abstimmung mit dem Arbeitgeber, die Möglichkeit, flexibler zu arbeiten. Doch darin kann auch in Risiko liegen, nämlich wenn Arbeitszeit und Freizeit ineinander überfließen und nicht mehr klar voneinander zu trennen sind. Klar, kann man mal zwischendurch die Wäsche aufhängen und dann eben etwas länger arbeiten. Allerdings kann durch diese Grenzverschiebung ein klares Ende des Arbeitstages, das für die Erholung wichtig ist, immer schwieriger werden. Hier hilft es, sich selber klare Strukturen zu geben und auch, wenn der Arbeitgeber es nicht fordert, Buch über die eigenen Arbeitszeiten führen und jeden Morgen bei Arbeitsbeginn einen klaren Zeitpunkt für den Feierabend definieren und möglichst auch einhalten.
Wenn Sie Führungskraft sind, sollten Sie entsprechendes Verhalten auch bei Ihren Mitarbeitern fördern, ohne ihnen das Gefühl von Kontrolle und Reglementierung zu geben.
3. Die eigene Arbeitsmotivation aufrechterhalten
Ohne das gewohnte Arbeitsumfeld mit Büro und Kollegen kann es für den einen oder die andere schon mal schwierig sein, allein im Homeoffice motiviert zu bleiben. Speziell dann, wenn zu Hause Ablenkungen aller Art die Konzentration stören können, seien es schreiende Kinder, der klingelnde Paketbote oder das plärrende Radio aus der Küche. Wer die Tipps 1 und 2 beherzigt, wird sicher einige der externen und internen Störfaktoren in den Griff kriegen. Doch darüber hinaus ist es in der Alleinarbeitssituation zu Hause immer wieder wichtig, sich selber zu motivieren oder durch den Kontakt mit Kollegen in der gegenseitigen Motivation zu bestärken.
Als Führungskraft ist es wichtig, erst einmal alles zu vermeiden, was die Arbeitsmotivation der Beschäftigten senken kann, und darüber hinaus durch Feedback zu gelungenen und, wenn es mal passiert, weniger gelungenen Arbeitsaktivitäten das Gefühl von Wertschätzung und Unterstützung zu geben.
4. Arbeitskommunikation mit Kollegen und Kunden bewusst gestalten
Arbeiten im Homeoffice erschwert vor allem die Arbeitskommunikation mit Kollegen. Statt mal eben bei Kollege Müller im Büro nebenan vorbeizuschauen, um kurz eine benötigte Information einzuholen, ist jetzt ein Anruf, eine Textnachricht oder eine E-Mail erforderlich. Und je nachdem wann die Antwort kommt, kann man dann eben solange die Information fehlt den Vorgang nicht weiter bearbeiten. Hier ist es wichtig, mit den Kollegen klare, transparente Absprachen zu haben, welche Kommunikationskanäle mit welchen Antwortzeiten genutzt werden sollen.
Auch gegenüber Kunden ist es wichtig, transparent zu kommunizieren, falls es gegenüber dem normalen Bürobetrieb Abweichungen in der Erreichbarkeit gibt.
Führungskräfte sollten selber mit gutem Beispiel vorangehen und Mitarbeitern bei Bedarf oder wenn Kommunikationsstörungen erkennbar werden auch mit Rat und Tat unterstützen.
5. Informellen Austausch am virtuellen Kaffeeautomaten pflegen
Viele Beschäftigte, die im Homeoffice arbeiten, vermissen vor allem die sozialen Kontakte und den informellen Austausch im Büro. Dadurch kann ein Gefühl der Isolation entstehen, das sowohl die Stimmung als auch die Produktivität trüben kann. Es ist daher wichtig, diesem Gefühl der Isolation durch aktiven sozialen Austausch entgegen zu wirken. Wenn Sie Führungskraft sind, sollten Sie Strukturen und technische Möglichkeiten schaffen, um den Beschäftigten einen solchen informellen Austausch am virtuellen Kaffeeautomaten zu ermöglichen.
Sie könnten beispielsweise für die Pausenzeiten einen Videokonferenzraum bereitstellen, der ausschließlich für den informellen Austausch bestimmt ist. Wichtig ist, dass solche informellen virtuellen Räume offen und nicht auf ein kleines Team in einer Abteilung beschränkt sind. Schon in normalen Zeiten können Silos den produktiven Austausch über Abteilungsgrenzen hinweg behindern. Wenn plötzlich viele Mitarbeiter im Homeoffice sind, kann sich diese Silobildung verstärken. Dem gilt es durch das Schaffen von virtuellen Pausen- und Diskussionsräumen entgegenzuwirken.
Weitere Erfahrungen und Ideen
Wenn Sie Anmerkungen zu den fünf Tipps oder weitere Erfahrungen und Ideen zum effektiven Arbeiten im Homeoffice haben, lade ich Sie ein, diese unten über das Kommentarfeld zu teilen.